Réunions CHSCT – Convocation et transmission des documents par voie électronique (Cass. soc. 25/11/

Le CHSCT se réunit au moins tous les trimestres à l'initiative de l'employeur, plus fréquemment en cas de besoin, notamment dans les branches d'activité présentant des risques particuliers (cf. art. L.4614-7 du code du travail).

L'ordre du jour de la réunion du CHSCT et, le cas échéant, les documents s'y rapportant sont transmis par le président aux membres du comité et à l'inspecteur du travail 15 jours au moins avant la date fixée pour la réunion, sauf cas exceptionnel justifié par l'urgence.

Toutefois, lorsque le comité est réuni dans le cadre d'un projet de restructuration et de compression des effectifs mentionné à l’article L.2323-15 du code du travail, l'ordre du jour et, le cas échéant, les documents s'y rapportant sont transmis 3 jours au moins avant la date fixée pour la réunion (cf. art. R.4614-3 du code du travail).

Questions :

1./ La convocation et transmission des documents aux membres du CHSCT, en vue d’une réunion, sont-elles possibles par voie électronique ?

Oui, répond la Cour de cassation, dans cet arrêt du 25/11/2015, car les 2 textes susvisés (L.4614-8 et R.4614-3) n’imposent pas au président du CHSCT, de forme particulière, pour transmettre à tous les membres du comité, au moins 15 jours avant la date prévue pour la réunion du CHSCT, l'ordre du jour et, le cas échéant, les documents s'y rapportant.

2./ Dans ce cas, cette convocation et transmission par voie électronique doivent-elles être faites individuellement à chacun des membres ? Ou bien peuvent-elles être faites par voie électronique, globalement, au moyen d’une liste collective ?

Oui, répond la Cour de cassation, dans cet arrêt du 25/11/2015, car satisfait à cette obligation, l'envoi de ces documents (i.e. ordre du jour et documents) par voie électronique au moyen d'une liste de distribution.

Mais, pour bien comprendre l’intérêt de cette question, il convient de résumer les faits de l’affaire :

Le 28 mai 2013, 4 membres du CHSCT de ALTRAN CIS, dont son secrétaire, demandent à leur direction de convoquer une réunion extraordinaire avec pour ordre du jour la désignation des mandataires du CHSCT aux fins d'agir en justice pour faire constater la commission de délits d'entrave et solliciter des dommages et intérêts.

Le 11 juin 2013, la DRH et présidente du CHSCT, convoque les membres du CHSCT par un courriel adressé au moyen d'une liste de distribution intitulée « chsct.cis-paris.fr » auquel n'est pas joint l'ordre du jour, lequel n’est envoyé que le lendemain.

Le 13 juin 2013, la DRH envoie sur la même liste de distribution, une nouvelle convocation à laquelle est joint, à la demande écrite d’un des membres du CHSCT, l'ordre du jour cosigné par la présidente et le secrétaire.

Le 14 juin 2013, la DRH envoie sur la même liste de distribution, une convocation à la réunion extraordinaire du CHSCT devant se dérouler le 2 juillet 2013 à 10 heures, accompagnée de l'ordre du jour dûment signé par les président et secrétaire.

Le 14 juin 2013, ce même membre du CHSCT demande pour la 3è fois la convocation individuelle des membres du CHSCT à leur adresse électronique nominative en le mettant en copie de façon à pouvoir s'assurer de la régularité de la procédure de convocation.

Finalement, ce même membre du CHSCT, signataire de la lettre du 28 mai 2013, saisit le juge des référés du TGI de Paris sur le fondement de l'existence d'un trouble manifestement illicite, afin qu'il soit ordonné à la société de convoquer individuellement tous les membres du CHSCT à une réunion extraordinaire.

Attention, si dans cette affaire, la Cour de cassation a fait droit aux arguments de la société, c’est aussi parce que, comme le fait remarquer la Cour, le membre du CHSCT n’avait jamais prétendu que le président du CHSCT n'avait pas adressé l'ordre du jour à l'ensemble des membres du comité, mais qu’il avait soutenu que le mode de transmission utilisé ne permettait pas de s'assurer de la régularité de la procédure de convocation, ce qui est différent.

Car, si le litige s’était porté sur la preuve, à la charge de l’employeur, d’établir que la convocation avait bien été remise à chacun des membres du CHSCT, la solution aurait pu être différente.

Si, depuis la loi Rebsamen n°2015-994 du 17/08/15, le CHSCT détermine, dans un règlement intérieur, les modalités de son fonctionnement et l'organisation de ses travaux (cf. art. L.4614-2 du code du travail), il n’est pas certain qu’un tel règlement intérieur, même s’il envisage le mode de transmission de la convocation aux réunions par voie électronique selon une liste collective, soit une réponse au problème de la preuve de la remise à chacun des membres du CHSCT.